Cómo aprovechar mejor el tiempo

El estrés puede hacer que pierdas pelo, tal y como hemos contado muchas veces en este blog, como en este post sobre la vuelta a la rutina (y al estrés) después de las vacaciones o aquí, donde hablábamos de la alopecia nerviosa. La relación entre el estrés y la caída del cabello está probada, así que es muy importante que controlemos nuestros niveles de ansiedad si queremos tener un cabello sano. Una buena forma de hacerlo es organizar bien nuestro tiempo. En este post vamos a dar algunos consejos para gestionar mejor nuestras horas.

Estresado, corriendo contra-reloj

Hay que distinguir entre lo urgente, lo importante y lo inútil

Si queremos utilizar bien nuestro tiempo, lo primero que tenemos que hacer es distinguir qué es aprovechar el tiempo y qué es perderlo. Es mucho más difícil de lo que parece, pues, dependiendo del tiempo de que dispongamos, el criterio puede variar: ¿dedicar la mañana del domingo a leer durante 3 horas es perder el tiempo? Probablemente no, pero hacer eso mismo un martes a las 10 de la mañana, o cualquier otro día laborable, sí lo será.

La forma más extendida de distinguir entre actividades que importan y que no importan es la clasificación entre tareas urgentes, tareas importantes y pérdidas de tiempo. Primero, la decisión más difícil: ¿qué diferencia hay entre lo urgente y lo importante? Lo urgente es lo que tiene que ser solucionado cuanto antes. Si trabajamos en una oficina, por ejemplo, hacer la contabilidad porque se acerca la fecha de presentación de impuestos será algo urgente. O si somos cocineros, hacer la comida será nuestra principal prioridad. Esto es lo urgente.

¿Qué es lo importante? Lo importante son aquellas tareas que hay que hacer para mantener en funcionamiento nuestro negocio, pero que no tienen que ser realizadas cuanto antes. Volvamos al ejemplo de la oficina: conseguir clientes será una tarea importante. ¿Es urgente? No, salvo que no tengas ninguno. Conseguir clientes es importante porque garantizará el funcionamiento del negocio. Para un cocinero una tarea importante será añadir novedades al menú para que sea atractivo y original, o investigar cuáles son las nuevas tendencias culinarias. ¿El cocinero tendrá urgencia por saber cuál es la última forma de preparar el atún en Japón? Probablemente no, pero sí necesitará conocer esta técnica si quiere seguir ofreciendo un menú moderno y sorprendente.

La tercera clasificación, la pérdida de tiempo, es más fácil de distinguir: mirar Facebook en horas de trabajo, perderse en escoger qué colores resultan más bonitos en una presentación, que una reunión de equipo dure más de una hora… Si nos centramos en el ámbito laboral, es muy fácil detectar cuándo estamos perdiendo el tiempo.

Mujer preocupada por perder el tiempo

Olvidarse de lo importante

Ya hemos visto la diferencia entre lo urgente y lo importante. Pero distinguir entre ambos tipos de tarea se vuelve difícil cuando estamos inmersos en la jornada laboral y no nos dejan de entrar encargos que tienen que estar listos para ayer. El resultado suele ser que pasamos todo el día saltando entre tareas urgentes.

Y cuando sucede esto, descuidamos las tareas importantes, bien porque lo importante se queda en la parte final de nuestras tareas diarias, esa parte a la que nunca llegamos por falta de tiempo, o bien porque lo importa termina por transformarse en urgente. Mala señal esto último. Lo importante, por definición, trata sobre aspectos decisivos de nuestro negocio, así que es de esperar que le dediquemos tiempo y tranquilidad y que las decisiones que aborden tareas importantes sean tomadas con perspectiva. Lo urgente no pide esto, pide rapidez, resolución, tachar la tarea y pasar a otra cosa. Si dedicamos todo nuestro tiempo a tareas urgentes, o a aquellas tareas que consideramos urgentes pero que no lo son, ¿qué tiempo dejamos para reflexionar y hacer las tareas importantes? Las migajas, la mejor receta para equivocarnos a largo plazo. Cuando hay una mala planificación, nos vemos obligados a improvisar, a vivir al día, a no llegar. Y cuando esto ocurre, gastamos toda nuestra jornada laboral, y unas horas más, en solucionar tareas urgentes, olvidándonos de las importantes.

La organización es clave

¿Cómo se puede solucionar una situación donde una tarea urgente pasa a otra urgente y luego a otra y a otra, y las tareas importantes van quedando como “pendiente para mañana”? Hay que parar. Parar y pensar. ¿De verdad todo eso que tengo que hacer es urgente? ¿Cuánto de lo urgente se podría haber evitado si hubiera planificado esa tarea con antelación? Las sorpresas urgentes llegan en todos los trabajos, pero si se convierten en la norma, hay un problema grave de organización del tiempo.

La mejor solución es la planificación, dedicar unos minutos el día anterior a distinguir entre lo urgente y lo importante. Así evitarás caer en la rueda del todo-es-urgente-y-nada-es-importante-porque-todo-es-urgente. En próximos posts te contaremos algunos consejos para planificar mejor nuestro día a día.

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