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Si trabajáramos sin estrés, trabajaríamos mucho mejor. La productividad, cumplir plazos o el buen ambiente son enemigos del estrés, y no son muy persistentes: cuando aparece el estrés, son los primeros en huir. En el post de hoy hablaremos de una forma de planificar que nos llevará a reducir el estrés en el trabajo y, en consecuencia, a trabajar mejor.

Hombre con estrés

En términos generales, el estrés surge cuando la situación nos supera. Plazos que se acortan sin previo aviso, peticiones que cambian, nuevas tareas, encargos que poco tienen que ver con nuestras especialidades… Son causas comunes que provocan estrés. ¿Cómo evitarlas? Mal asunto: muchas veces no podemos. Cuando trabajamos en equipo, ya sea en una oficina, en una fábrica, en una cuadrilla de cosechadores, en un restaurante… cuando trabajamos con otras personas, nuestras tareas no dependen al 100% de nosotros, y debemos esperar que aparezcan cambios que no entran dentro de nuestras preferencias.

¿Podemos evitar estas situaciones que claramente nos llevan al estrés? Como decíamos antes, no siempre. Pero sí podemos prepararnos para que nos causen los menores problemas posibles. ¿Cómo? Pues organizando bien nuestras tareas para que siempre nos sobre algo de tiempo, tiempo que podremos usar cuando nos lleguen los incordios.

Orden y jerarquía, la receta contra el estrés

El orden es la mejor receta contra el estrés. Pero no nos vale cualquier orden, sino que éste tiene que estar jerarquizado, es decir, el orden en que situemos nuestras tareas debe corresponder al grado de importancia y de urgencia de las propias tareas. De nada nos sirve ordenar al detalle cuándo realizaremos las tareas durante el día si lo primero que hacemos es una tarea para pasado mañana y dejamos para última hora un encargo que tenía que estar listo para hoy mismo. Aquí es donde entra esta jerarquía de la que hablamos.

estrés

¿Por qué hablamos tanto de urgencia e importancia? Porque ambos conceptos son esenciales para conseguir el orden útil que nos alejará del estrés. Todas las tareas pueden dividirse en tres categorías: futuras, importantes y urgentes (el orden no es casualidad, como verás).

  • Futuras. Son las tareas que se nos ocurren para realizar en el futuro. Por ejemplo, pensemos en una contable. Sus tareas futuras podrían ser “no olvidar que el año que viene la empresa X cambia de modelo tributario” o “no olvidar que está pendiente hablar con el gerente de la empresa Y sobre su política de impuestos reducidos”. Que hayamos escogido que ambas tareas tengan ese “no olvidar que” no es casualidad, todo lo contrario. Las tareas futuras tienen una fecha de finalización lejana, pero son lo suficientemente importantes como para que no podamos arriesgarnos a olvidarlas.
  • Importantes. Cuando las fechas de vencimiento de las tareas futuras se acercan, estas tareas pueden convertirse en importantes. Son tareas importantes aquellas que hay que hacer sí o sí para mantener el negocio. En el caso de nuestra contable, hacer las contabilidades de las empresas X e Y son tareas importantes. Si no las hiciera, los gerentes de ambas empresas no tendrían razones para mantener en nómina a la contable. Así de necesarias son las tareas importantes.
  • Urgentes. Las tareas urgentes no son tan decisivas para mantener el negocio como las importantes, pero también hay que hacerlas porque también se las espera. Y aquí viene la clave: se las espera para dentro de poco tiempo. Por ejemplo, hacer el IVA antes de que finalice el plazo no es tan importante como el conjunto de la contabilidad de la empresa Y, pero también hay que hacerla, y hay que entregarla a tiempo, que es pronto. Esa es la diferencia entre tareas importantes y urgentes: si no haces una tarea importante, probablemente te quedes sin trabajo; si no haces una tarea urgente a tiempo, vas a tener que disculparte, y luego hacerla. (Eso sí, como empieces a retrasar las tareas urgentes, probablemente también te quedas sin trabajo)

Una buena forma de organizarse: columnas de colores

A estas alturas seguro que habrás pensado que el paso del tiempo puede convertir una tarea futura en importante, y una importante, en urgente. Eso es exactamente lo que ocurre. Por eso es muy interesante complementar la clásica lista de tareas por hacer con un listado de tareas ordenadas en columnas. No hablamos de las tareas del día, sino de una planificación a más largo plazo, como a semana vista o quincena.

Imaginemos una hoja de papel (o un Powerpoint, mucho mejor) con tres columnas. De izquierda a derecha: tareas futuras, tareas importantes y tareas urgentes. Este sistema no sólo te permitirá ver de un vistazo cómo se reparten tus obligaciones, sino que además podrás modificar la jerarquía de las tareas de forma muy sencilla, solamente con moverlas hacia la columna de la derecha. Mover a menudo las tareas hacia la columna de la izquierda no es buena práctica e indica que no acabas de jerarquizar bien las tareas. Para evitarlo, tómate tu tiempo antes de hacer la planificación.

Si quieres asegurar que cumples con tus tareas cuando toca, lo que te dejará un buen colchón de tiempo para los imprevistos estresantes, prueba este sistema. ¡Verás los resultados!

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